運送屋でも出来た「完全データー入稿」による伝票作成

オリジナルの配送伝票を新規に作り直し

ももちゃん便は、約20年前に大量に作成してあるチャーター伝票をいまだに使っておりました。
（注）古い伝票は今回ブログにした印刷屋さん製造ではありません。

従来の伝票の問題点

従来、ももちゃん便の配送伝票は、某印刷屋さんに依頼して作った一応オリジナルの5枚複写伝票でした。
しかし、厳密には完全オリジナルではなく、テンプレートがあって、その中の文言を変更するだけの簡易オリジナルでした。

そのため、ももちゃん便のチャーター業務なら3枚複写で良いのに、5枚複写である事によるコスト増加、お客様や担当したドライバーも不要な枚数による現場での戸惑いもあったり。

更に、記入項目も余計にありました。汎用テンプレートが元なので、あらゆる配送ニーズに応える汎用性のある設計でした。お客様は記入の手間が多くなりますが、肝心なチャーター業務に必須となる項目は微妙に違うなどの問題がありました。

5枚複写のデメリットは単にコストの無駄だけではなく、お客様にご記入いただく際は強めの筆圧でとお願いしないと最後の一枚まで複写されにくいのも困りました。

新作の配送伝票はバッチリ

従来の伝票は、上記問題があり、いつかは作り直したいとインターネットで伝票のことを何気なく調べていたのですが、どうせオリジナル複写伝票は高いはずだから、今手元の伝票もまだ一生分くらい残っているし我慢かな？と思いながらもネットサーフィンしてました。

沢山ある伝票屋さんサイトの中で、「ｅ伝票ドットコム」というサイトが気になりました。

ｅ伝票ドットコム

ちなみにe伝票ドットコムのサイトはこちらでした。

まずは、自動オンライン見積りを試す

オリジナル伝票は高いという印象があったので、どうせ大企業レベルの発注枚数でない限りは高額だと前回オリジナル伝票を作った当時の経験から決めつけてましたが、ダメ元で自動オンライン見積もりだけやってみるつもりでした。

複写枚数、伝票のサイズ、使う色、完全データー入稿か否か、発注枚数、納期はノンビリか？などで金額は変動しますので、最後までドキドキしながらでした。

だいたい最初は安くても、仕上がりは高いという事になりがちだと疑って(笑)。
結果は仕上がりも安価でした。

本当のオリジナル伝票だから細かく決められる

従来使っていた他社製のオリジナル伝票は、簡易オリジナル伝票だったので、色々と合わない事が多かったのですが、大量に作ってしまったから今も使っている状況でしたが、もう一つ、作り直したい事情があります。

当時メイン取引先だった企業様に対応するため、ドットインパクトプリンターでトラクタフィード利用して荷主様の記入する欄を私の方で大量印刷する前提でトラクタフィード対応の連続伝票でした。
故に実際に配送に使うときには余計なトラクタフィードに噛み合わせる伝票の耳の部分を切り取る手間もあり、その場でゴミが出るし、お客様にお渡しする前に、余計なトラクタフィード部分を切り取ってしまうと、複写伝票もバラけやすい欠点がありました。

ところが、その企業様とはお取引も終わっており、新伝票はドットインパクトプリンターに対応する必要がないと思いつき、今回は3枚複写単位（１綴）に固まった出来上がりで発注しました。（オプション名はセット糊仕上げ）

セット糊仕上げ以外にも、細かく好みの設定が選べるオンライン見積もりでオリジナル伝票らしい気分になります。

ただし、豊富な自由度があれど、選ぶ選択項目によって仕上がり料金が変わるのでその点はご注意ですが、オプション設定を変更する都度、見積もり金額が更新されるから、自分の希望オプションと増減するコストの兼ね合いでベストバランスが狙えます。
私の場合は妥協した訳ではなく、そもそもがシンプル希望だったので安価なままで見積もり終了でした。

見積もり金額には大満足でしたが、正式発注には私の場合は完全データー入稿（データーは自分が責任持って完成版を入稿する）をする必要があります。（その前提で安価な見積）

実際にやってみたら完全データ入稿は、私のような運送屋には初回は高いハードルに感じました。

完全データー入稿の準備

当たり前ですが、完全データー入稿は、印刷データーを自力で完成させて、それを印刷してもらうだけで、お店の手間が減るから一番安価になります。
私はホームページ作成ツールとしてAdobe製品利用しているので、改めてアプリを買う必要がないからと頑張って自力で入稿したいと思いました。

完全なオリジナルにする今回の新伝票は、過去の手持ちの伝票（他の印刷屋さん）の欠点を全て克服したお気に入りの伝票にしたいと思ったので、 Photoshopでゼロから作りました。

本当に必要項目だけに絞ったので、お客様も迷わずご記入頂けると思いますし、複写枚数も3枚にしたので（従来は5枚複写でした）、お客様も契約ドライバーさんも、筆圧が弱くても大丈夫です。

伝票の取扱（どれを控えにする？とか）で迷う事もなくなると思います。

ちなみにe伝票ドットコムさんに発注するまでに私が苦労したのは完全データー入稿で、それ以外は簡単でしたので、Adobeアプリを持ってない人やパソコンに自信がない人は最初から完全データー入稿を諦めて、手書きイメージをファックスするか、すでに手持ちの伝票のままで良いならそれを見本に郵送する方式が良いでしょう。

完全データー入稿の基本はAdobeイラストレーターなのでイラレを常用している人は問題なしです。

しかし、私はイラストレーターは持っておらず、Adobe以外の他社互換イラストレーター擬きアプリでした。
これもイラストレーター形式で出力可能ですが、レイアウト崩れ防止などの観点からか？Adobe生成したデーター以外の入稿は出来ないようでした。

Adobe Photoshopで原稿を作成して最後にPDFファイルに変換して完全データーとして入稿しました。
この場合も単にPDF出力するだけではなく、いくつか指定があったので運送屋としては苦労したのですが出来る範囲でした。

ちなみにAdobeのPDF入稿の注意書きはこちらに転記しますね。実際に発注される方はe伝票ドットコムさんサイトをご覧くださいね。

新しいチャーター伝票

こんなシンプル伝票が出来ました。
ちなみに画質はWEB掲載用に品質を落としてあるので、実物の伝票はもっと鮮明な印刷です。

おわりに

運送屋でも出来た「完全データ入稿」によるオリジナル伝票の発注体験でした。

ご参考となれば幸いです。

ももちゃん便のお客様には、今後のチャーターご依頼時は、この伝票をこちらから持参しますが、良くご利用して下さる企業様には事前にお届けします。